Neden e-Otoban Projesi
Ülkemizde, özellikle son yıllarda bilişim sektöründe meydana gelen gelişmeler ve bu alandaki nitelikli personel artışı ile bilgi toplumu olma yönünde büyük mesafeler kat edilmiştir. Toplumun bu yöndeki talepleri de sürece hız kazandırmış ve birçok hizmet sunumunda bilgi teknolojilerinden maksimum düzeyde yararlanılarak daha kaliteli ve hızlı bir hizmet sunumu sağlanmaya başlanmıştır. Bu gelişmelerin kamu kurumlarındaki yansıması ise 2003/12 Sayılı Başbakanlık Genelgesi ile başlatılan e-Dönüşüm Türkiye Projesi ile ivme kazanmıştır. Söz konusu genelgede belirtildiği üzere, e-Dönüşüm Türkiye Projesi'nin başlıca hedefi; vatandaşlarımıza daha kaliteli ve hızlı kamu hizmeti sunabilmek amacıyla; katılımcı, şeffaf, etkin ve basit iş süreçlerine sahip olmayı ilke edinmiş bir devlet yapısı oluşturacak koşulların hazırlanmasıdır. Proje kapsamında birçok kamu kurumu yürütmüş oldukları kamu hizmetlerini elektronik ortama taşımak suretiyle sürdürmeye başlamıştır.
İçişleri Bakanlığı olarak bu süreçte zaman kaybetmeden gerekli çalışmalar başlatılarak 2005 yılında e-İçişleri Projesi geliştirilmiş olup, Proje ile 81 il valiliği ve 922 kaymakamlık ile 51 il özel idaresinin bütün iş ve işlemleri elektronik ortamda yürütülmeye başlanmıştır. e-İçişleri Projesi ile kamu idaresinin, şeffaf ve hesap verebilir bir yapıya kavuşturulması, kamu hizmetlerinin sunumunda, bilgi ve iletişim teknolojilerinden maksimum düzeyde yararlanılarak iyi yönetişim ilkelerinin hayata geçirilmesine katkıda bulunulması, bilgi ve iletişim teknolojilerinin kullanımının yaygınlaştırılması ve bu alanda kaynak israfını azaltmak amacıyla kurum bünyesinde mükerrerlik arz eden veya örtüşen ilgili yatırım projelerinin bütünleştirilmesi, izlenmesi, değerlendirilmesi amaçlanmıştır. Bu amaçlar doğrultusunda geliştirilen e-İçişleri Projesinin önemli bir bileşeni olan ve kamu hizmetlerinin sunumunda dayanak oluşturan resmi yazışmalar 2010 yılında uygulamaya başlanan ve geliştirme süreci tamamen Bakanlığımıza ait Elektronik Belge Yönetim Sistemi (EBYS)’nin hayata geçirilmesiyle maliyet ve zaman açısından ciddi kazanımlar elde edilmiştir.
Aynı şekilde diğer Bakanlıklar ve kamu kurumları da kendi ihtiyaçları doğrultusunda farklı EBYS sistemleri geliştirmişlerdir. Bu kapsamda; kamuda farklı EBYS kullanımlarından kaynaklanan en önemli sıkıntının, taşra teşkilatı bulunan kurumların kendi sistemlerinde hazırladıkları evrakları vali, vali yardımcısı ve kaymakamların paraf yada imzasına, farklı uygulamalar üzerinden veya çıktısı alınmak suretiyle kağıt ortamında sunması aşamasında yaşandığı tespit edilmiştir. Bu durum, kamu kurum ve kuruluşlarının kâğıtsız ofis uygulamalarına tam anlamıyla geçebilmelerine engel teşkil etmektedir. 5442 sayılı İl İdaresi Kanunu gereğince Bakanlıkların taşra teşkilatlarıyla ve taşra teşkilatlarının kendi aralarındaki yazışmaları, valilik ve kaymakamlıklar aracılığıyla yapılmaktadır. EBYS kullanan bu kurumların yazıları mevcut durumda kendi sistemleri üzerinde oluşturularak, çıktısı alınmak suretiyle veya vali, vali yardımcısı ve kaymakamın bilgisayarına kurulan farklı uygulamalar üzerinden imzaya sunulması şeklinde işlemektedir. Bu durum Bakanlıkların taşra teşkilatı sayısı dikkate alındığında vali, vali yardımcısı ve kaymakamın bilgisayarına imza ve paraf için 30’dan fazla uygulamanın kurulması anlamına gelmektedir. Hatta bu uygulamaların daha sağlıklı çalışması için bazı vali, vali yardımcısı ve kaymakamların ofislerine birden fazla bilgisayar kurulduğu da bilinmektedir.
Kamu kurum ve kuruluşlarının kendi ihtiyaçları doğrultusunda geliştirmiş oldukları farklı elektronik belge yönetim sistemlerini kullanmalarından kaynaklanan teknik ve idari problemler merkezi bir EBYS’nin gerekliliğini ortaya koymuştur. Ancak, Bakanlık ve kamu kurumlarınca, bu alanda yapılan yatırımlar düşünüldüğünde mevcut sistemlerin varlığı korunarak merkezi yapı dışında farklı çözümler geliştirilmesi kritik önem arz etmektedir. Farklı EBYS uygulamaları nedeniyle yaşanan teknik ve idari sıkıntıların ortadan kaldırılması illerde vali, vali yardımcısı veya ilçelerde kaymakam onayına sunulan evrakların elektronik imza/paraf işleminin tek bir arayüz üzerinden yapılması amacıyla Bakanlığımızca e-Otoban Projesi geliştirilmiştir.
Proje ile; diğer kurumların elektronik belge yönetim sistemleri İçişleri EBYS ’ne entegre edilerek paraf ve imza işlemlerinin e-Otoban üzerinden yapılması sağlanmıştır. Böylece; kamu hizmetlerinin sunumunda önemli bir dayanak oluşturan resmi yazışma trafiği taşrada tek bir arayüz üzerinden gerçekleştirilmiş olacak ve e-Otoban projesine bütünleşik olan kurumların vali, vali yardımcısı ve kaymakam onayına sunulan evrak işlemleri için farklı elektronik belge yönetim sistemlerinin kullanılmasına ihtiyaç duyulmayacaktır.